Tamamlanan Tekliflerden Faturalara – ExusTrans Faturalandırma Nasıl Çalışır

ExusTrans Faturalandırma İş Akışına Genel Bakış

ExusTrans’ta her fatura, doğrulanmış platform verileri kullanılarak oluşturulur. Bu sayede faturalandırmaya yalnızca tamamlanmış ve teyit edilmiş taşıma işleri dâhil edilir.

1. 🚛 Taşıma siparişi tamamlanır
2. 💬 Teklif sohbet üzerinden teyit edilir
3. 📁 Teklif, Tamamlanan Teklif olarak kaydedilir
4. 🧑‍💼 Yönetici faturalandırma dönemini inceler
5. 🧾 Fatura oluşturulur
6. 📄 PDF düzenlenir ve saklanır

Adım 1: Taşıma Teklifleri Sohbette Tamamlanır

Teslimat tamamlandıktan sonra, her iki taraf da ExusTrans sohbet sistemi üzerinden tamamlandığını teyit eder. Bu teyit, taşıma hizmetinin resmî olarak sona erdiğini gösterir.

• 📱 Teyit sohbet içinde yapılır
• 📦 Teslimat durumu doğrulanır
• 💬 Nihai fiyat ve maliyetler teyit edilir
• 🔒 Kayıt faturalandırma için kilitlenir

Yalnızca her iki tarafça tamamen teyit edilen teklifler faturalandırma aşamasına geçebilir.

Adım 2: Tamamlanan Teklifler, Tamamlanan Teklifler Olarak Saklanır

Teyit edildikten sonra her tamamlanan taşıma, sistemde Tamamlanan Teklif olarak kaydedilir. Bu kayıt, faturalandırma için resmî finansal referans hâline gelir.

• 📌 Konum: Profilim → Tamamlanan Teklifler
• 🧾 Üzerinde anlaşılan nihai fiyat
• 🛣️ Onaylanan geçiş ücretleri ve ek kalemler
• 📍 Güzergâh ve teslimat detayları
• 🕒 Tamamlanma zaman damgası

Tamamlanan Teklifler, teyitten sonra düzenlenemez. Bu, faturalandırma bütünlüğünü garanti eder ve geriye dönük değişiklikleri önler.

Adım 3: Doğrulama ve Faturalandırmaya Hazırlık

Fatura oluşturulmadan önce sistem, tüm Tamamlanan Teklifleri veri tutarlılığını sağlamak için otomatik olarak doğrular.

• 🔍 Tamamlanma durumunun doğrulanması
• 📄 Fiyatların ve maliyetlerin doğrulanması
• 🏢 Şirket bilgilerinin kontrolü
• 💶 KDV ve ülke doğrulaması
• ⚠️ Eksik bilginin tespiti

Doğrulamadan geçemeyen teklifler, düzeltilene kadar geçici olarak hariç tutulur.

Adım 4: Yönetici Ayda İki Kez Fatura Oluşturur

ExusTrans’ta faturalar, sabit faturalandırma döngülerine göre yöneticiler tarafından oluşturulur. Bu, öngörülebilir muhasebe dönemlerini garanti eder.

• 📅 Dönem 1: Ayın 1’i – 14’ü
• 📅 Dönem 2: Ayın 15’i – ay sonu
• 📊 Yalnızca doğrulanmış Tamamlanan Teklifler dâhil edilir
• 🧠 Müşteri ve taşıyıcı bazında otomatik gruplama

Bu merkezi oluşturma süreci, tutarlılığı ve mevzuata uyumu sağlar.

Adım 5: Otomatik Komisyon Hesaplaması

ExusTrans, taşıyıcı hizmetlerine standart bir platform komisyonu uygular. Bu komisyon otomatik ve şeffaf şekilde hesaplanır.

• 🧮 Standart oran: 20%
• 📌 Net taşıma fiyatı üzerinden uygulanır
• ✅ Müşteri faturasına dâhil edilir
• 📄 Faturalandırma dokümanlarında görünür

Bu sistem, hatalı fiyatlandırmayı önler ve taşıyıcıların teklifleri her zaman doğru hesaplamasını sağlar.

Adım 6: KDV ve Vergi Kuralları Otomatik Uygulanır

Fatura oluşturma sırasında sistem, şirketin konumu ve kayıt verilerine göre doğru KDV uygulamasını belirler.

• 🇧🇪 Uygun olduğunda Belçika KDV’si (21%)
• 🇪🇺 AB ters vergi (reverse charge)
• 🌍 AB dışı kapsam dışında
• 📑 Hukuki referanslar eklenir

Bu süreç, faturaların Belçika ve Avrupa düzenlemelerine uygun olmasını sağlar.

Adım 7: PDF Faturalar Oluşturulur

Hesaplama ve doğrulama sonrasında ExusTrans, mevzuata uygun PDF faturaları otomatik olarak oluşturur.

• 🧾 Benzersiz fatura numarası
• 🏢 Şirket kimlik bilgileri
• 💶 Fiyat kırılımı
• 📑 KDV notları
• 📆 Düzenleme tarihi ve dönem

Bu PDF dokümanlar; muhasebe, denetimler ve finansal raporlama için uygundur.

Adım 8: Faturalara Erişim ve İndirme

Oluşturulan tüm faturalar kullanıcı hesaplarında güvenli şekilde saklanır ve her zaman erişilebilir.

• 👤 Konum: Profilim → Faturalar
• ⬇️ Tek tıkla PDF indirme
• 📊 Fatura durum takibi
• 📁 Geçmiş arşivi

Kullanıcıların, kendi muhasebe kayıtları için faturaları indirip arşivlemesi önerilir.

ExusTrans Faturalandırma Sisteminin Avantajları

Otomatik faturalandırma iş akışı, hem müşteriler hem de taşıyıcılar için önemli avantajlar sağlar.

• ✅ Azalan idari iş yükü
• ✅ Şeffaf fiyatlandırma
• ✅ Daha düşük ihtilaf riski
• ✅ Denetime hazır dokümantasyon
• ✅ Öngörülebilir faturalandırma döngüleri

❓ Sıkça Sorulan Sorular (SSS)

Bir teklif ne zaman Tamamlanan Teklif olur?

Taşıma tamamlandıktan ve her iki taraf teslimatı sohbette teyit ettikten sonra bir teklif Tamamlanan Teklif olur.

Tamamlanan Tekliflerimi nerede görebilirim?

Tüm tamamlanan işleri Profilim → Tamamlanan Teklifler bölümünde bulabilirsiniz.

Teyitten sonra bir Tamamlanan Teklifi düzenleyebilir miyim?

Hayır. Şeffaf ve güvenilir faturalandırmayı sağlamak için Tamamlanan Teklifler teyitten sonra kilitlenir.

Faturalar ne sıklıkla oluşturulur?

Faturalar ayda iki kez oluşturulur: ayın 1’inden 14’üne kadar ve ayın 15’inden ay sonuna kadar.

Faturaları kim oluşturur?

Faturalar, doğrulanmış Tamamlanan Teklif verilerini kullanarak ExusTrans yöneticileri tarafından oluşturulur.

Tamamlanan tüm teklifler bir sonraki faturaya dâhil edilir mi?

Evet. Faturalandırma dönemi içindeki tüm doğrulanmış Tamamlanan Teklifler bir sonraki faturaya dâhil edilir.

%20 komisyon nasıl uygulanır?

Komisyon, taşıyıcının net fiyatı üzerinden otomatik olarak hesaplanır ve nihai faturaya dâhil edilir.

KDV ne zaman hesaplanır?

KDV, fatura oluşturma sırasında şirketin konumu ve KDV kayıt verilerine göre otomatik olarak hesaplanır.

PDF fatura ne zaman oluşturulur?

PDF faturalar, faturalandırma döngüsü tamamlanıp onaylandıktan hemen sonra oluşturulur.

Faturalarımı nereden indirebilirim?

Tüm faturalar Profilim → Faturalar bölümünde mevcuttur ve dilediğiniz zaman indirilebilir.

Tamamlanan Teklifimde yanlış bilgi varsa ne olur?

Derhal ExusTrans destek ekibiyle iletişime geçmelisiniz. Düzeltmeler yalnızca fatura oluşturulmadan önce yapılabilir.

Tamamlanan Teklifim neden faturada yer almıyor?

Bir Tamamlanan Teklif; eksikse, inceleme altındaysa veya gerekli veriler eksikse hariç tutulabilir.

Faturaları daha sık alabilir miyim?

Hayır. Tutarlı muhasebe sağlamak için faturalar sabit faturalandırma döngülerine göre düzenlenir.

Faturalar ExusTrans’ta ne kadar süre saklanır?

Faturalar hesabınızda güvenli şekilde saklanır ve yasal saklama yükümlülüklerine uygun olarak erişilebilir kalır.

Kendi fatura kopyalarımı saklamam gerekir mi?

Evet. Kullanıcılar, kendi muhasebe ve vergi kayıtları için faturaları indirmek ve arşivlemekten sorumludur.

Sonuç

Sohbet teyidinden nihai PDF teslimine kadar ExusTrans, tüm faturalandırma iş akışını yapılandırılmış ve şeffaf biçimde yönetir. Tamamlanan Teklifleri tek doğruluk kaynağı olarak kullanarak, otomatik komisyon ve KDV kurallarını uygulayarak ve uyumlu dokümanlar üreterek platform, tüm kullanıcılar için güvenilir faturalandırma sağlar.